Par Dr Trevor Miranda, O.D.
Dans la vie comme au travail, nous pensons souvent qu’il est plus facile de ne pas penser à quelque chose pour éviter d’avoir à utiliser les ressources limitées que sont le temps et l’énergie afin de traiter correctement la tâche à accomplir. Pour ma part, il s’agit de mettre de l’ordre dans mes tiroirs à vêtements ou de nettoyer le garage. Je reporte souvent ces corvées, mais chaque fois que j’ouvre mes tiroirs, je me rappelle qu’ils appellent à l’aide (mais j’ai rangé le garage, alors je me sens beaucoup mieux!). Je sais aussi que je pourrais réduire mon stress si je cessais d’éviter ces tâches.
Vous le savez sûrement, les propriétaires de clinique optométrique indépendante doivent jongler avec un grand nombre de responsabilités. Le marketing, les ressources humaines, la gestion des stocks, les flux de trésorerie, les états financiers, la programmation, la planification fiscale, la budgétisation, l’achat et l’entretien des équipements, l’information sur les produits, la formation du personnel, l’expérience des patients, le commerce électronique et bien d’autres tâches peuvent facilement submerger les propriétaires de clinique d’optométrie. En outre, les responsabilités liées à la formation continue sur le glaucome, la dégénérescence maculaire, la thérapie visuelle, la basse vision, la gestion de la myopie et les soins de la vue de première ligne sont autant d’éléments qui viennent solliciter le temps et l’énergie des optométristes. Il peut être difficile de porter tous ces chapeaux, et très facile d’éviter de les accomplir. L’évitement est un mécanisme de défense inadapté dans lequel une personne modifie son comportement de manière à éviter de penser, de ressentir ou de faire des choses difficiles.
Éviter le stress peut sembler un bon moyen de réduire son stress, mais ce n’est pas nécessairement le cas. Le plus souvent, faire face à un problème ou affronter un facteur de stress est le seul moyen de réduire efficacement le stress qu’il provoque.
Il est préférable de gérer le stress plutôt que de l’éviter. En général, la procrastination ou l’effort de ne pas penser au stress conduit à davantage de stress et de frustrations. La gestion active du stress est une stratégie plus saine et plus productive.
Comment gérer le stress
Déléguer, ne pas abdiquer
La délégation de tâches est un moyen efficace de répartir les responsabilités au sein d’une équipe. Une délégation efficace nécessite une structure et une formation et il est important que les tâches déléguées soient supervisées. Il s’agit de définir ses objectifs de manière bien précise : ils doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis. En tant que propriétaire, il est important de se tenir informé régulièrement de l’état de certaines activités. Par exemple, la délégation du marketing dans votre clinique doit comprendre un budget régulièrement mis à jour et un plan annuel, en plus de révisions régulières à des intervalles prédéterminés. Il existe des applications de gestion de tâches qui peuvent aider à superviser ces tâches déléguées, par exemple Monday.com et Trello. La délégation des tâches peut être répartie entre tous les membres de l’équipe plutôt que de rester sous la responsabilité du directeur de la clinique. Par exemple, un employé peut être chargé des comptes en souffrance et un autre des commandes de fournitures. Nous utilisons la plateforme Slack pour attribuer des tâches qui incluent des communications entre les parties prenantes, jusqu’à ce que la tâche soit complétée. La gestion des tâches à accomplir permet de compartimenter les facteurs de stress potentiels et de combattre l’évitement.
Autonomiser
Pour réduire le stress et améliorer l’efficacité au bureau, il est important de donner à chaque membre de l’équipe les moyens de faire partie de la solution, de les autonomiser. La culture qui consiste à ne pas renvoyer la balle ou à dire « Cela ne fait pas partie de mon travail » est essentielle au partage harmonieux des responsabilités. Cela permet d’alléger le fardeau et de réduire le stress potentiel.
Macrogérer
Les dirigeants orientent leur entreprise dans une direction donnée. Éviter la microgestion permet de réduire le stress au sein de l’entreprise. Il est important de s’attaquer rapidement aux problèmes principaux, mais il faut éviter de gérer chaque erreur individuellement. Résistez à l’envie de relever chaque erreur, car cela peut être décourageant et déprimant, tout en ajoutant du stress aux deux parties. Si quelque chose de particulier vous dérange, assurez-vous de ne pas être ouvertement frustré, puis abordez le problème en privé avec la compassion et l’honnêteté qui s’imposent. Échangez sur les moyens d’améliorer les façons de faire grâce à la formation et à la rétroaction. Il est impératif d’obtenir l’accord et la collaboration de tous. Éviter les conversations difficiles ne fera qu’augmenter le niveau de stress. Il est préférable d’agir comme le PDG de votre entreprise d’optométrie. Guidez le navire au moyen de petites manœuvres directionnelles plutôt que de rester bloqué dans des réactions réflexes face aux événements quotidiens.
Externaliser
Un autre moyen de gérer la myriade de responsabilités consiste à faire appel à des experts externes. Il existe des entreprises qui proposent des services de marketing, de ressources humaines, de comptabilité et même de gestion de bureau d’optique, où des experts assument la responsabilité du service proposé et réduisent la charge de travail du propriétaire. Éviter de prendre le temps nécessaire à la bonne gestion de ces aspects du commerce est une mauvaise idée. Faites appel à des experts externes qui seront responsables des résultats et des délais fixés.
Je me souviens encore de ma première clinique à ses débuts : je répondais au téléphone, je m’occupais de la comptabilité, je nettoyais le bureau et j’aidais les clients à sélectionner leurs montures. Présentement, toutes ces tâches ne relèvent pas directement de ma responsabilité. Il est important de changer et de s’adapter au fur et à mesure qu’on grandit. Apprendre le métier en le faisant soi-même est une excellente chose si l’on en est capable, si l’on aime cet aspect du métier — et si l’on a le temps de le faire. À mesure que votre entreprise se développe, vos techniques de gestion doivent s’adapter. J’administre présentement cinq cliniques et une équipe en pleine croissance, de là mes conseils pour gérer activement les facteurs de stress plutôt que de les éviter.
Lisez l’article de Dr Miranda du numéro de Juillet-Août du magazine Optik sur la plateforme numérique.
